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お詫び・謝罪文の書き方

お詫びの文章に必ず入れておくべき内容

お詫び
お詫びの文章で一番大切な内容は、何についての謝罪をしているかということを明確にしておくことです。特に、文章を受け取った相手側としては何が問題になっているかということを真っ先に知っておきたいと思っています。

そのため、まずはいつどこで何が起きたかという事実を述べることが第一です。この場合に、できるだけ隠し事はせずに正直に述べるようにしましょう。

その理由としては、嘘を並べていると矛盾が起きやすいからです。相手側の信頼も減ってしまうので注意しましょう。

次に、大切なことは、問題が起きた後の対応です。誤ることは誰でもできることですが、その問題をどのように対処をしていくかということを明確にするだけでも、相手側への印象がぐっと高まることになります。



きちんと問題について真剣に考えているということも理解してもらえる機会になるので、対策を細かく記述することが望ましいです。このように具体性に富んだ内容にすることが大切です。

お詫びの文章を書く上でやってはいけないコト

お詫びをする場合には、問題はこちら側の責任になっています。そのため、できるだけ相手側が好ましくないと考えることは記述しないようにすることが無難です。

例えば、問題を起こした側がどのようにして問題が起きたかという事実を述べるだけではいいでしょうが、内容が何かのせいにするようなものだったらどうでしょうか。

恐らく相手側はあまりいい印象を持たないでしょう。一度書いた内容を越えに出して読み直して間違いがあれば改めることが重要です。特に、内容が言い訳に聞こえるような場合には、注意が必要です。

また、謝罪文の中に問題となった言動や行動などを改めて記述するようなことは避けるようにしましょう。もしそのような内容を記述した場合には、相手側はその状況をまた思い出す羽目になってしまいます。

文章によっては相手側を不快な思いにさせることになりかねないので、できるだけ相手側が追及をしない限りは内容の中にそのようなものを入れないようにしましょう。

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企業向けの謝罪文の必須項目(日時・事象・今後の対応・担当名)

企業向けの謝罪文で必要なのは、まずは日時です。日時はお詫び状の右上に来るように記述します。また、相手側の企業の名前と担当名については左上に書くのが基本です。

この点では相手の会社などが記載されている項目は日時よりも上の位置に記入をするようにします。日時の下にはこちら側の会社名や担当者名を記入しましょう。名前などを間違えてしまうと失礼に値するので、提出前には何度も見直しをすることが大切です。

具体的な事象は名前などを記入したスペースよりも下に記入していきます。タイトルでは、何のお詫びなのかということを一言で表します。先に見出しを読むことで相手も心の準備ができます。

あいさつを先に入れて、お詫びの言葉を述べていきます。その後には、そのお詫びに対して具体的にどのような対策を行うかというような今後の対応を記入する必要があります。最後に結びとして相手側を気遣う言葉を添えて「敬具」という言葉を入れることが必要です。

お詫びの挨拶で訪問する際のマナー(服装・謝罪の言葉)

お詫び訪問は、こちら側の姿を相手に見せることになるので、きちんとした服装で訪問をするようにします。できるだけグレーや白シャツなどの言落ち着いた色合いで訪れることが望ましいです。

かといって黒ずくめでも冠婚葬祭のイメージになるので、注意が必要です。実際に部屋に入ったら出された飲み物になどには手を出さないように注意します。

お詫びの気持ちが本当にあるのかと思われてしまいます。手土産を持参する場合もありますが、その場合には謝罪の際ではなく、和解が成立した際に持参をする事が最適です。部屋に通されたらまずは、相手を気遣う言葉をかけてから指定が無ければ、下座に座ります。

謝罪の言葉としては、こちら側を下にするような言葉で謝罪をすることが基本です。

しかし、自分をネガティブにするには、その範囲にとどめるようにして、具体的な対策ないように付いてはできるだけ前向きに答えるようにするのが重要です。相手に失礼が内容に気を付けていれば、謝罪もスムーズに進めることができるでしょう。

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