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ワード・エクセルの使い方

ワードのフォント・文字幅とは(書式・サイズ)

ワード
ワードのフォントは文字の書体のことを意味しています。例えば、一般的な事務資料で目を通すことが多い所帯は明朝体の他にゴシック体があります。

明朝体は横に伸ばす文字は細くなっている反面、縦に伸ばす文字は太くなっているので、老眼の方には見づらくなっている反面、縦書きの際に綺麗に字体を揃えることができるのです。

一方でゴシック体の場合は横書きをする資料で有効に機能します。特に厚さが統一されているので老眼の方であっても資料に目を通しやすく、看板やポスターなどにも広く利用されています。

文字の見た目よりも視認性を向上させたいのであれば、ゴシック体を使用しましょう。文字幅の指定も可能で、幅が大きくなればなるほど読みやすくなります。



逆に小さく指定すると、見づらくなってしまいますが、一ページに大量の文字を記入することが可能です。フォントなどと同様に状況に応じて使い分けましょう。サイズはA4であれば大きさは9程度が無難です。

エクセルの罫線・関数とは

エクセルの罫線とは、表を囲むための線のことを意味しています。特にエクセルの場合は数値と文字列を記入しての表を作る機会が多いため、罫線の使い方をマスターしていなければ、適切な資料を作ることは難しくなってしまうでしょう。

それから、表を作る際には平均値や合計値などを算出できる関数を使用すると作業が素早くなります。

例えば、売上金額の合算を求めたい場合は、SUM関数を使用することで簡単にセルの値の合計値を求めることができるようになっているのです。

AVERAGEを使用すれば平均値も求めることが出来ます。最低でも合計と平均の二種類の使用方法だけはマスターしておけばグラフなどの政策にも問題なく利用できるでしょう。

合計の場合はセルに直接入力しなくても、シグマのボタンを押すことで選択したセルの合計値を簡単に算出ことは可能です。特定の行や列を指定して、シグマのボタンを押すだけで値が表示されるので、作業を効率化したい場合は覚えておきましょう。

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エクセルのソート・グラフ活用事例(売上順に並び替え・商品構成比率)

エクセルのソート機能は、表の中に書かれてある数値を小さい順に並び替えたり、大きい順に並び替えたりすることが出来ます。

例えば、売上の良い商品を順にしたい場合は降順に並び替えることによって見やすくすることができるのです。グラフを利用する際にもこのソート機能は有効で、円や棒などのグラフを活用する際には、見栄えを良くすることが出来ます。

それから、更に見栄えを良くして視認性を高めるためにも色を付けることが良いでしょう。

範囲の大きい項目には目立ちやすい赤や緑などの色を設定するだけでも見栄えが良くなります。種類は様々ですが、棒タイプと円タイプ、折れ線のものを中心に利用できれば問題はありません。

売上の絶対値をまとめて提出する際には円ではなく、棒タイプや折れ線を利用していったほうが良いでしょう。円は全体を100パーセントとしたい場合に利用します。エクセルには様々な機能が用意されていますが、この3つだけを覚えておくだけでも十分です。

初心者向け!ワード・エクセル教室の選び方

初心者向けのワードやエクセル教室の選び方として、無難なものは実際の業務を意識して授業が行われるタイプのものが良いです。

例えば、売上金額の合計値を求めたり、一日あたりの来場者数の平均を求めるエクセルの授業であれば実務でも役に立ちますし、スムーズに業務に必要な知識を手に入れることが出来ます。

ワードの教室の場合は、手紙などに挿入する定型文の利用方法なども説明してくれる授業が無難です。前置きの文章を一つ一つ考えて記載しているようでは業務に支障が発生してしまいます。

そこで、事前に定型文を登録しておくことでクリック一つで挿入できるようにしておけば事務手続きも簡単に行うことができるのです。

以上の点から、実務を想定した授業を行っている施設を利用したほうが無難でしょう。既に実務で利用されている方は更に効率化を推進していくためにも、マクロVBAなどを習得できる比較的高度な授業を行ってくれるところを利用したほうが良いです。

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